Efektywny system zarządzania dokumentami do tej pory nie funkcjonował w Twojej firmie? Możesz to zmienić! Sprawdź, jak wprowadzić go w życie, zachowując zgodność z przepisami.
Na czym polega zarządzanie dokumentami?
Zarządzanie dokumentami to system, w ramach którego akta firmowe są tworzone (bądź przyjmowane), procesowane, przechowywane, archiwizowane i niszczone. Przepisy nie obligują wprost do jego tworzenia, jednak dzięki niemu obieg dokumentów można w prosty sposób uporządkować. To z kolei zapobiega:
- kradzieży,
- wyciekom,
- nieautoryzowanym dostępom.
Jednym z kluczowych elementów zarządzania dokumentami jest ich przechowywanie i niszczenie. Więcej o tym, czym jest archiwizacja, przeczytasz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/. To właśnie w tych newralgicznych punktach najłatwiej o wyciek, który może rzutować na bezpieczeństwo danych i reputację firmy.
W jaki sposób zarządzanie dokumentami pozwala oszczędzać czas?
Przechowywanie dokumentów, ich bieżące procesowanie, niszczenie – to wszystko pochłania sporo czasu, który pracownicy mogliby poświęcić na realizację innych obowiązków. Efektywny system zarządzania pozwala walczyć z tzw. wąskimi gardłami, które spowalniają wszystkie ww. procesy. Chcesz dowiedzieć się, jak go wprowadzić? Sprawdź na https://www.rhenus-office.pl/.
Jeśli pracownicy znają cykl życia dokumentów i wiedzą, co następuje po czym, praca z nimi przebiega szybciej i bez zbędnych zakłóceń. Ponadto zarządzanie dokumentacją w firmie umożliwia efektywne zabezpieczenie danych, a zatem i zachowanie zgodności z obowiązującymi przepisami. Obecnie jednym z kluczowych elementów zarządzania dokumentami jest cyfryzacja. Korzystanie z dedykowanych programów oraz przejście z formy papierowej na elektroniczną dokumentów to krok w stronę nowoczesności, ale też większej wydajności. Dzięki temu pracownicy nie tracą czasu na skanowanie i porządkowanie akt, co przekłada się na racjonalne wykorzystanie zasobów.